Wie Routinen den Alltag von Behörden Social Manager*innen erleichtern können

Über das morgendliche Zähneputzen diskutiert niemand mit sich selbst. Man denkt nicht mal darüber nach. Und das ist die Magie von Routinen: automatisierte Abläufe, die leicht von der Hand gehen und damit sehr effizient sind. Gerade in Sachen Social Media kann man sich sonst nämlich schnell verzetteln – vor allem an Tagen, wenn in der Stadt mal wieder alles gleichzeitig passiert und man nicht weiß, welches (Themen-)Feuer zuerst gelöscht werden soll. Wir geben Tipps aus dem echten Berufsleben, welche Routinen bei Behörden-Social-Media helfen.

Was sind überhaupt Routinen?

Wir sehen Routinen als alles, was sich wiederholt und was man mehr oder weniger automatisch macht, wie z.B. das tägliche Zähneputzen, zur Arbeit fahren. Also alles, was “einfach so passiert” und man kaum noch darüber nachdenken muss. ABER das passiert natürlich alles nicht von heute auf morgen und man muss sich diese Routinen erst mal aneignen. Das kann schonmal 1-2 Monate dauern… Wie bei allem empfehlen wir auch hier viele verschiedene Methoden und Routinen zu testen, um herauszufinden, ob du sie gerne machst und dir nicht versucht, irgendetwas aufzuzwingen. Dazu musst du dir auch schon eine Weile Zeit nehmen und diszipliniert an die Sache ran gehen, denn sich eine Routine anzueignen dauert immer etwas und man muss dran bleiben.

Dann gehe ich halt jeden Tag joggen!

Ja, aber wieso sind Routinen denn überhaupt wichtig? Wir reden hier nicht über die privaten z.B. Sport Routinen, sondern über hilfreiche Routinen, die du dir im Arbeitsalltag aneignen kannst. Der größte Vorteil bei Routinen ist es, dass man über die meisten Abläufe nicht mehr viel nachdenken muss, d.h. du setzt dich nicht jeden Morgen erst mal hin und überlegst, was du jetzt machen sollst, sondern der Start in den Tag “passiert automatisch”. Zum anderen verrennt man sich weniger in unwichtigen Dingen oder vergisst Sachen, die eigentlich selbstverständlich sein sollten. Hast du eine feste Routine, bringst du weniger Dinge durcheinander und es kann nicht sein, dass du etwas vergisst, weil es eben automatisiert wurde. Man spart dadurch echt ne Menge Zeit. Man ist viel fokussierter und ehrlicherweise einfach besser in dem, was man tut.

„Stell dir vor, du denkst beim Tennis, wenn der Ball kommt, erst einmal darüber nach, wie eine Vor- oder Rückhand funktioniert, dann ist es leider schon zu spät.“

Christian ROsenberger, podcast kleinstadtniveau, folge 9

Social Media Management für Behörden: Alles was geplant werden kann – sollte geplant werden

Wie sieht ein Standard Tagesablauf einer Social Media Beauftragten einer Kommune aus? Diese Frage ist wieder schwierig zu beantworten, weil Julia nicht nur als Social Media Expertin unterwegs ist, sondern auch noch als Pressesprecherin tätig ist. Geregelter Tagesablauf? Fehlanzeige: Immer kommt etwas dazwischen, aber einige Eckpfeiler retten ihr dann immer den Tag. Bei Christian läuft es (meistens) etwas geregelter ab. Aber so viel schon mal vorab: Alles was planbar ist, sollte man planen und sich so selber strukturieren! 

Einen Tagesplan braucht man nicht im Sinne von jeder Tag sieht gleich aus,
sondern eher jeden Tag “neu” planen und strukturieren mit bestimmten Eckpfeilern,
die immer gleich sind.

JUlia scherer-lupp, podcast kleinstadtniveau, folge 9

So strukturierst du deinen Tag

Julias Liste:

1. Ankommen
2. Mails checken
3. Zeitungen checken; Was hat die Zeitung geschrieben? Was ist in der Medienlandschaft los?
4. Social Media checken; Was geht auf Instagram/Facebook ab?
5. ggf. Corona News
6. (Routine) Termine wahrnehmen
7. Redaktionsplan besprechen (Tages- und Wochenplanung)
8. Puffer einbauen
9. Aktive Arbeitszeit mit den individuellen Aufgaben
10. ggf. nochmal Termine

Tipp: Lege dir Termine z.B. eher in den Nachmittag, sodass du morgens aktiv deine Aufgaben abarbeiten kannst. Bist du eher gegen Mittag produktiver, kannst du deine Routine natürlich auch drehen und Arbeit und Termine so legen, wie es für dich angenehmer ist. Auch hier: probiere dich aus und schaue, was dir besser liegt.

Hast du z.B. einen besonders stressigen Arbeitsalltag, kann auch die Mittagspause ein fester “Termin” am Tag sein, damit du dir diese Zeit auch gezielt nehmen und kurz Pause machen kannst. Christian ist mittlerweile ein super Routinen Nerd geworden und kann dir folgende Tipps geben:

• Mails direkt am Morgen, denn manchmal stecken darin To Do’s
• To Do Liste für den Tag schreiben:
  • ggf. Aufteilung in Morgens, vormittags, mittags, abends
  • grobe Zeitabschätzung
• immer mit der Aufgabe anfangen, auf die man am wenigsten Lust hat
• Kreative Arbeit am Morgen
• feste Mittagspause (nicht am Schreibtisch)
• Termine, Meetings, Telefonate in den Mittag
• Gamechanger: jeder Zeit eine Aufgabe zu ordnen (ggf. Puffer einbauen, aber nie einen Leerlauf haben)

Probiere doch mal Time Boxing

Thema Zeit, nimm dir zu Beginn deiner Routinen Entwicklung gerne einmal die Aufgabe vor und stopp die Zeit, wie lange du für bestimmte Aufgaben brauchst. So fällt es dir leichter, deinen Tag zeitlich realistischer zu planen und einzuschätzen, wie lange du für was brauchst. Time Boxing ist eine Methode, mit der man strikt nach Zeit arbeitet und eine bestimmte Anzahl an Minuten in eine Aufgabe investiert und anschließend eine kurze Pause macht. So arbeitest du viel effizienter und aufgabenorientierter. Setze dir ein Zeitlimit und versuche alles in dieser Zeit “durchzuboxen”. Einfach mal ausprobieren und schauen, wie diszipliniert du an Aufgaben herangehst.

Unsere Tool-Empfehlungen

Christian plant seinen Arbeitsalltag und sogar seinen Familienalltag über den Google Kalender und Google Task Board. Seine Listen tragen Namen wie heute, morgen oder nächste Woche. Aufgaben werden dann täglich in die passende Liste gezogen. Zusätzlich hat er auch Boards mit Learnings, Ideen, Recherchen oder Personen, die er mal wieder anrufen sollte. 

Julia plant hingegen mit dem Kalender in Outlook auch aus datenschutzrechtlichen Gründen. Julia hat einen Kalender für die Arbeit und einen privaten Kalender. Der Arbeitskalender ist praktisch, wenn es um die Abstimmung mit Kollegen geht, denn jeder kann sich Blöcke reinlegen, die auch andere sehen können. So klappt dann auch (immer öfter) die Terminabstimmung in der Kommune. 

Ein weiteres hilfreiches Tool bei der Terminplanung ist Calendly, dass Christian regelmäßig nutzt. Darüber kann man bestimmte Slots aus seinem Kalender freigeben und derjenige, mit dem man einen Termin machen möchte, kann sich über einen Link selbst einen Slot buchen. Dieser wird dann direkt in den Google Kalender übertragen. Allerdings ist Calendly nicht kostenlos.

Zuletzt noch unsere drei Lieblings Tool Empfehlungen: Erstens, Canva, ist DAS Tool für deine Grafikdesign Projekte, wenn du kein Grafikdesigner bist. Supereinfach zu bedienen und bringt schon in der Basisversion alles mit, was du brauchst. Zweitens photopea, eine Art online Photoshop ohne teure Adobe Lizenz und für jeden zugänglich. 

Und drittens 1password zur sicheren Organisation aller Passwörter. Zwar auch nicht kostenlos, aber “Lebensretter” und Organisator all deiner Passwörter auf allen deinen Geräten.

“Routinen brauchen Training!”

JUlia scherer-lupp, podcast kleinstadtniveau, folge 9

FAZIT

Routinen brauchen Zeit und Selbstreflexion, um festzustellen, ob einem die bestimmte Routine überhaupt nützlich ist.

Es gibt natürlich zig verschiedene Tools mit unglaublich vielen mehr oder weniger sinnvollen Funktionen, die einem viele Vorteile verschaffen können. Das Problem bei den meisten Tools bei der Verwendung in Behörden, wie immer der Datenschutz. Deshalb solltest du, wenn du z.B. Trello nutzen möchtest, das Ganze vorher abklären, ob du es tatsächlich nutzen darfst.

Wenn du persönlich besser mit Stift und Papier arbeiten kannst, musst du dir natürlich kein digitales Tool aufzwingen. Es ist sehr wichtig, bei der Toolauswahl darauf zu achten, ob und wie du es überhaupt nutzt. Nur weil es für manche das perfekte Tool ist, heißt es nicht, dass es auch für dich perfekt passt.

Mehr zu diesem Thema findest du auch in unserem Kleinstadtniveau Podcast. Solltest du Fragen oder Anmerkungen haben, schicke uns gerne eine E-Mail an hallo@amtshelden.de. Ihr kommt in eurer Stadt mit Social Media nicht wirklich voran? Dann haben wir vielleicht was für dich – schau dir mal unser Amtshelden-Programm an.